Korespondencja prywatna i służbowa

— Czy to Pan napisał donos?

— Nie! Ja napisałem na Wos… [ze wspomnień z zeszłego stulecia]

W czasach szalejącej elektroniki duża część korespondencji przebiega drogami cyfrowymi. Ciągle jednak zdarza się wysyłać lub otrzymać list na papierze. Coraz rzadziej jednak jest on pisany odręcznie. Wydruk sprawia, że jest on bardziej czytelny, ma jakiś standardowy układ i dużo, mniej lub bardzie przydatnych informacji.

Nie zamierzam wskazywać Państwu co winien zawierać list, ale raczej co dziś wypada w nim zamieścić i jak stosować.

Listy

1. List drukowany

Najmilej jest dostać prywatnie list całkowicie napisany odręcznie. Niestety powoli przemija to wraz z rozwojem komputerów i dostępu do drukarek. Kiedyś też ludzie uczyli się w szkołach kaligrafii i pisane przez nich listy były niezwykle staranne, także w formie graficznej. Dziś nawet wygodniej przeczytać list drukowany niż niepewne bazgroły..! Taki list jest jednak pozbawiony indywidualności, prywatności i tych cech wizualnych, które nadawały mu osobisty charakter. Dlatego przyjmuje się, że list drukowany powinien zawierać jakieś elementy „odręczne”, by zyskał ludzkie oblicze w swych elektronicznych sterylnościach.

Należy więc na wydrukowanej kartce wpisać odręcznie nagłówek (do kogo) oraz podpisać się (podpis). Wyrazem elegancji autora jest zrobienie tego atramentem, ale nie jest wymóg bezwzględny.

Współcześnie zasadę tę przyjęły także niektóre firmy korespondujące ze swymi klientami. Odbierając taką korespondencję przyjmujemy list jako bardziej bezpośredni i osobisty.

2. List elektroniczny

Poczta elektroniczna istnieje w praktyce od czasu wynalazku Raya Tomlinsonna z 1971 roku. Nie wdając się w techniczne szczegóły można zauważyć, że jest narzędziem do przesyłania listów między użytkownikami. Jest więc inną formą tego samego – przesyłania korespondencji. Zasady korespondencji są więc podobne, szczególnie od kiedy używa się e-mail w html. Ta forma jednak nie jest ceniona przez klasyków cybertechnologii lubujących się w tradycyjnie prostych rozwiązaniach – czystym tekście.

I rzeczywiście elektroniczne listy z elektronicznymi papeteriami, clipami i innymi udziwnieniami, nie tylko przeciążają sieć, ale też trochę infantylizują korespondencję. Jeśli chcemy przesłać list drogą elektroniczną warto może podać go jako załącznik do e-mail z informacją o załączniku. Taki dokument (najlepiej w formacie pdf) może zawierać wszystko, czym chcielibyśmy naśladować wygląd papierowy, z zasadami listów klasycznych. Dodając załącznik należy zawsze przekazać informację w treści e-mail, żeby uprzedzić odbiorcę. To zasada pochodząca z dawnych czasów Internetu, chroniąca także użytkowników MS Windows przed infekcją komputerów.

Warto podkreślić, że list, szczególnie osobisty, wymaga odpowiedzi. Reguła wzajemności wskazuje, że należy odpowiedzieć na pozdrowienia, pocieszyć zmartwionych i podzielić się własną radością. Tak, jak odpisujemy na listy przynoszone przez listonosza odpowiadamy też na elektroniczne.

3. Podpisy

Każdy list należy podpisać. List nie podpisany to list anonimowy – ludzie brzydzą się anonimów. Tak więc, zarówno elektroniczny, jak i papierowy powinien zawierać nasz podpis. W odróżnieniu od podpisu odręcznego na papierze, w komputerze można co najwyżej umieścić jego obraz. Pocztę elektroniczną podpisuje się najczęściej korzystając z przygotowanych wcześniej podpisów, zależnych od przeznaczenia. Trudno oczekiwać, by ktoś kto przyjmuje i odpowiada na wiele e-maili nie korzystał z ułatwień. Korzystając z dobrego programu klienckiego poczty elektronicznej możemy stworzyć wiele funkcjonalnych podpisów – służbowe (w różnych wersjach), prywatne, z pozdrowieniami o różnym natężeniu itp. By skorzystać z któregoś z nich wystarczy wskazać odpowiedni, by znalazł się we wskazanym miejscu.

Podpis prywatny powinien być krótki, bowiem zawiera imię, nazwisko i ewentualnie telefon. Inaczej jest w korespondencji służbowej. Tu podpis rozszerza się o inne potrzebne dane kontaktowe. Kiedyś był zwyczaj dodawania do korespondencji elektronicznej wizytówek vCard, ale jako, że nie stały się powszechnie akceptowane przez istnienie obok siebie wielu standardów, zrezygnowano z tego wymogu. Uważa się dziś, że podpis firmowy powinien znaleźć się u dołu korespondencji, być oddzielony od tekstu i nie zawierać więcej miejsca niż cztery wiersze.

O technice korespondencji elektronicznej i netykiecie w następnym temacie zajęć..

Bilety wizytowe (wizytówki)

  • Zapoznaj się proszę z prezentacją
  • Przeczytaj informacje o historii i przeobrażeniach wizytówek
  • Wykonaj zadanie

 

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *